טפסים חכמים

מתודה מציעה שירות לשדרוג מערך הטפסים בארגון. שירות זה כולל:

• אפיון ועיצוב טפסים בפורמט Word, Excel או PDF.
• אפיון מפורט של טפסים המיועדים למיכון.
• למשרדי ממשלה, אפיון המאפשר פיתוח הטפסים בסביבת "ממשל זמין"

בנוסף, מתודה מציעה שירות ליווי תהליך הפיתוח ובדיקות של טפסים ממוכנים.
טפסים הינם חלק אינטגרלי של תהליכי העבודה בארגון. טפסים מהווים ממשק למשתמש (פנימי או לקוח) לצורך התנעת תהליך לבין גורמים בארגון או מערכת ממוחשבת הקולטים את נתוני הטפסים.
ארגונים מציגים כיום באתרי אינטרנט טפסים למילוי ע"י אזרחים, חלקם לקוחות, המבקשים לפנות לארגון לצורך הגשת בקשות, לקבלת אישורים, להגשת תלונות, להגשת תצהירים ועוד. בנוסף, הארגונים ממקמים בפורטלים פנימיים טפסים לשימוש פנים ארגוני.
איכות הטפסים תורמת הן לעבודת הגורמים המזינים את הטופס בנתונים והן לגורמים הקולטים את נתוני הטופס, על כן יש לתכנן כל טופס בקפידה.

הפתרון של מתודה כולל מיפוי, ניתוח ואפיון של טפסים מוחצנים ופנימיים, כמפורט להלן:

• מיפוי תהליכי עבודה מרכזיים ביחידות הארגון, הרלוונטיים לטפסים:
  • המלצה על טפסים אותם ניתן לבטל.
  • המלצה על טפסים אותם ניתן לאחד.
  • המלצה על טפסים חסרים אותם יש לשלב בתהליכי הארגון.
  • תיקוף המלצות עם מנהלי יחידות על מבנה טפסים ותכולתם.
• עיצוב תבניות לטפסים והמלצה על מבנה אחיד (סטנדרטיזציה) לכלל טפסי הארגון.
• ניתוח תהליך עבודה של כל טופס, מנקודת מבט הגורמים המגישים את הטפסים, וגיבוש המלצות למבנה טופס, לצורך הקלה על משתמשים ויחידות המקבלות את הטפסים.
• לטפסים המיועדים למיכון – אפיון מפורט של טפסים מקוונים לצורך יישום (פירוט מבנה טופס, שדות נדרשים, ערכים, שדות חובה, ולידציות ברמת שדה וברמת טופס, וכו') ושילוב במערכות מידע קיימות של הארגון (מיפוי שדות הטופס לשדות בטבלאות בסיסי נתונים).